Cómo tener reuniones eficaces: reunionología aplicada

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Las reuniones eficaces son el anhelo de cualquier organización. En cualquier caso, las reuniones eficaces (o no) son un elemento clave dentro del funcionamiento de cualquier empresa. En muchas ocasiones, la salud de una organización se ve reflejada en el tipo de reuniones que en ella se producen.

Desde esta perspectiva, la salud de los empleados también se ve condicionada por el tipo de reuniones de una empresa. Estas reflejan de forma paradigmática la calidad de sus métodos y las características de su funcionamiento.

En este sentido, las investigaciones señalan que un tiempo elevado dedicado a las reuniones de trabajo se asocia con un mayor cansancio, estrés laboral y mayor carga de trabajo percibida. De ahí la importancia de promover reuniones efectivas y satisfactorias dentro de las empresas.

Demasiadas reuniones

Diversas estimaciones calculan una media de 6 horas a la semana de reuniones para muchos trabajadores. Los jefes o responsables gastan todavía más tiempo en reuniones, con una media de 23 horas por semana y hasta el 80 % de su tiempo de trabajo dedicado a las reuniones.

Esos datos muestran que una parte importante de los recursos de una organización (tiempo de los empleados, sueldos, etc.) se dedica a reuniones. De hecho, las reuniones existen en todo tipo de organizaciones, sin tener en cuenta la cultura, el sector o el tamaño. Pero, ¿merecen esas reuniones una inversión tan elevada?

Reuniones ineficientes e insatisfactorias

Desafortunadamente, la evidencia empírica señala la ineficiencia extendida cuando una reunión tiene lugar en el sitio de trabajo. Esto determina que tener reuniones eficaces se contemple como imposible y utópico.

En este sentido, algunas encuestas señalan que la mitad de las reuniones son valoradas por los asistentes como pobres. Además, este hecho es más grave cuando de ellas se derivan grandes gastos para las organizaciones.

De este modo, es habitual que las reuniones contradigan la eficacia y el bienestar de una organización y de sus participantes. Habitualmente se produce un claro desaprovechamiento del tiempo, en ocasiones en aras de un beneficio escaso o inexistente.

Hacer mejores reuniones

Cuando se desarrollan de forma adecuada, las reuniones pueden proporcionar un espacio de pensamiento creativo, debate, discusión y de generación de ideas. Las reuniones son, además, elementos críticos para compartir información entre los empleados, solucionar problemas y llevar a cabo el desarrollo y la implementación de la estrategia de la organización.

La ciencia de las reuniones

La ciencia de las reuniones se centra en el estudio sistemático de lo que ocurre antes, durante y después de una reunión y cómo las reuniones encajan en un contexto organizacional amplio.

Reunionología

La “reunionología” o ciencia que se encarga de estudiar las reuniones se enfoca en el contexto específico y dinámico en el que los grupos y equipos de una organización operan.

Se trata, pues, de una ciencia relativamente nueva que, sin duda, es necesaria vista la gran inversión de recursos de las organizaciones en reuniones, con un retorno a menudo escaso.

En este sentido, son crecientes las investigaciones que están contribuyendo en los últimos tiempos a hacer crecer la ciencia aplicada a las reuniones y a su optimización. A continuación se recogen los elementos clave que se deberían observar a la hora de plantear una reunión en el seno de una organización o empresa.

Antes de la reunión: diseño y preparación de la reunión

Cuestiones clave:

• Cómo deberían estructurarse las reuniones.
• Cuando debería haber una reunión.
• Quién debería asistir a la reunión.

En términos de su estructura, la reunión debería desarrollarse de acuerdo con una agenda u orden del día que todos los participantes han debido recibir con antelación. Esto permitiría que los participantes se preparasen, especialmente en los puntos de mayor significación para ellos.

Otra cuestión importante a considerar es la necesidad o no de la reunión. Muchas reuniones tienen lugar cuando otras vías de comunicación podrían ser más efectivas.

La segunda decisión clave de los convocantes antes de una reunión es quién debería asistir.

Durante la reunión: acciones críticas de convocantes y asistentes

Cuestiones clave:

• Qué pueden hacer los conductores de la reunión para que discurra adecuadamente.
• Qué pueden hacer los concurrentes.
• Cómo deben interactuar los asistentes.

Durante la reunión, los comportamientos mostrados por los asistentes y los líderes y las interacciones interpersonales pueden facilitar o impedir el éxito de la reunión.

De este modo, los líderes o conductores juegan un rol inequívoco a la hora de establecer el tono y el objetivo. Después de haber puesto en común el orden del día previamente a la celebración de la reunión, el convocante también es responsable de establecer un claro propósito al inicio de la reunión y seguir los puntos prefijados durante la misma para que no se produzcan desvíos inesperados.

Tras la reunión: consideraciones para el seguimiento y el impacto duradero

Cuestiones clave:

• Cuáles serán nuestras acciones a partir de ahora.
• Cómo aseguramos el avance.
• Cómo es el impacto de la reunión en los asistentes y en la organización.
• Cuáles son las consecuencias inmediatas y a largo plazo.

Mientras gran parte del éxito de una reunión depende de los pasos preparatorios y de las actuaciones de los líderes y asistentes durante la reunión, las actuaciones encaminadas a asegurar su éxito no terminan ahí.

Finalmente, las acciones llevadas a cabo después de que la reunión haya finalizado pueden condicionar ampliamente la percepción de los asistentes sobre el éxito de la misma.

La importancia del acta y el feedback

Es importante que los organizadores cumplan con los objetivos de la reunión. Para ello, en primer lugar deberán enviar el acta de la reunión a los participantes como recordatorio de las decisiones tomadas, el plan de acción para los siguientes actuaciones y los roles y responsabilidades asignadas para alcanzar los resultados planteados.

Por otro lado, una cuestión crítica adicional de la reunionología, una vez que se ha celebrado la reunión, es la recopilación del feedback de los asistentes. Ello mejorará el diseño de futuras reuniones, especialmente tras identificar qué hace una reunión mala o insatisfactoria.

En este sentido, es relevante significar que las reuniones se relacionan con el grado de compromiso de los empleados, o el grado con el que los empleados invierten energía en el desempeño de su trabajo.

Elementos esenciales para promover reuniones eficientes

Antes de la reunión

Diseño de la reunión

• Convocar una reunión solo cuando sea necesario.
• Programar la duración de la reunión en función de los objetivos. Evitar las reuniones largas.
• Mantener el tamaño de la reunión lo más pequeño posible, incluyendo solo aquellas personas cuya experiencia y conocimiento sea requerido.
• Alinear los recursos tecnológicos con los objetivos de la reunión —utilizar medios tecnológicos (videoconferencia, teleconferencia, etc.) para participantes virtuales.

Responsabilidades de los convocantes y asistentes

• Establecer objetivos claros y resultados deseados para la reunión.
• Preparar un orden del día y difundirlo entre los asistentes con antelación.
• Asegurarse de que la reunión es relevante para todos los participantes previstos.
• Prepararse adecuadamente preparado en función del orden del día.
• Asegurarse de que los medios tecnológicos funcionan y están listos antes de dar comienzo a la reunión.

Durante la reunión

Responsabilidades de los asistentes

• Llegar a tiempo.
• Evitar las quejas, los comportamientos comunicativos dominantes y las expresiones inapropiadas.
• Evitar llevar a cabo actividades no relacionadas y la abstención participativa.

Responsabilidades de los convocantes

• Seguir un orden del día que establezca unos objetivos y resultados esperados claros para la reunión.
• Comenzar la reunión puntualmente.
• Evitar las distracciones y el desempeño de otras actividades durante la reunión.
• Permitir a los participantes participar en el proceso de toma de decisiones. En el caso de que una decisión ya esté tomada, hacerlo saber a los concurrentes.
• Estimular activamente la participación de todos.
• Intervenir cuando los patrones de comunicación interpersonal resulten disfuncionales.

Después de la reunión

A corto plazo

• Enviar un acta de la reunión y el listado de acciones correspondiente inmediatamente después de la reunión.
• Evaluar brevemente la satisfacción y calidad de la reunión inmediatamente después de la reunión, para incluir en futuros diseños de reunión.

A largo plazo

• Incorporar la satisfacción con la reunión como componente de las encuestas de compromiso y satisfacción de empleados en toda la organización.
• Examinar críticamente las reuniones rutinarias para determinar su necesidad y valor.

En definitiva, con la preparación adecuada y haciendo caso a la reunionología, tener reuniones eficaces es cada vez más posible.